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Planejamento trabalhista: 3 passos para dormir sem medo de processo!

 

 

 

 

 

A maior fonte de custos e despesas da maioria das empresas está na folha salarial, admissão e demissão de funcionários.

 

Esta, portanto, é uma dor muito presente na vida dos empresários, que muitas vezes praticam condutas ilegais para reduzirem os custos, o que pode representar processos trabalhistas e um rombo financeiro maior lá na frente.

 

Neste artigo vamos mapear 3 passos para que o empreendedor faça um planejamento trabalhista dentro da lei, que pode enxugar gastos desnecessários, reduzir os riscos de ação trabalhista e ter uma equipe produtiva e motivada.

 

 

Primeiro Passo: mapeamento atualizado dos Recursos Humanos da empresa.

 

O primeiro ponto para se fazer um bom planejamento trabalhista é consolidando o ponto de partida, para que se tenha um parâmetro da atual situação de colaboradores da empresa.

 

Neste sentido, é necessário que se faça a descrição completa dos recursos humanos, desde os sócios, gerentes, coordenadores, executivos, administradores, prestadores de serviços, empregados, prestadores de serviços, autônomos, e outros, separando-os por cargo e, dentro desses, por função. Dessa forma, você terá uma visão ampliada da empresa, para que facilite o segundo passo, que veremos a seguir.

 

 

Segundo Passo: Detalhamento dos Recursos Humanos.

 

Esse ponto pode ser feito em conjunto com o primeiro passo, uma vez que, após a separação e discriminação de todos os cargos e funções dentro da empresa, deverá ser colocado todos os detalhes de cada colaborador (ou grupo de colaboradores), tais como, tipo de contrato, data de admissão, salário, remuneração, horas extras, função exercida, verbas devidas, eventuais adicionais, prêmios, abonos, gratificações, custo ou despesa total (incluindo tributos), material, e outros detalhes que se fizerem necessários a depender do caso.  

 

Nesta fase, será possível dimensionar o custo mensal da empresa decorrente de folha salarial por colaborador, custo para demissão de cada funcionário, custo de prejuízos causados ou potenciais, riscos decorrentes de eventual descumprimento da legislação trabalhista, necessidade de novas contratações ou demissões, comprometimento do caixa da empresa com empregados e colaboradores, entre outros.

 

A partir dessas informações e outras que se fizerem necessárias a depender do caso e objetivo da empresa, começará a ser desenhado o plano de ações que poderão ser implementadas.

 

 

Terceiro Passo: Execução de ações planejadas buscando a redução de custos e adequação à legislação trabalhista.

 

Após todos os levantamentos feitos nos passos anteriores, com os resultados apresentados, o departamento jurídico da empresa poderá orientar a adoção de medidas que visem reduzir custos, além de possibilitar a produtividade e motivação dos colaboradores.

 

Abaixo listaremos alguns pontos que podem ser implementados, a depender de cada caso e do objetivo do empresário:

 

Análise, revisão e adequação de todos os contratos de trabalho: Essa medida visa verificar se os colaboradores estão juridicamente enquadrados nas funções exercidas. Isso serve, por exemplo, para evitar desvio/acúmulo de funções, registro desnecessário de quem não tem vínculo de emprego, para registrar quem é empregado, mas é tratado como prestador de serviços, bem como corrigir os contratos para futuras contratações. Dessa forma, cada membro da empresa estará juridicamente enquadrado em sua função (empregados, prestadores de serviços, cargos de confiança, intermitentes, autônomos, empreitada, e outros).

 

Análise de Insalubridade e Periculosidade: Caso a empresa exerça atividade perigosa ou insalubre, deverá ser implementada força tarefa para neutralizar/eliminar os riscos, uma vez que poderá significar o não pagamento desses adicionais aos empregados, reduzindo custos de contratação, folha salarial, reflexos e verbas rescisórias.

 

Análise de Horas Extras: Importante ponto a ser verificado, uma vez que, cumprida a legislação trabalhista, as horas extras podem ser compensadas através de banco de horas, o que também representa diminuição de custos. Ademais, importante analisar a quantidade de horas extras e a frequência, pois o seu custo é mais elevado. Assim, devem ser feitos os cálculos para comparar os custos de pagamento de horas adicionais aos atuais empregados em face da contratação de novos colaboradores.

 

Correta adequação de ajudas de custo, auxílio-alimentação, diárias para viagem, prêmios, abonos: Essas verbas, quando corretamente pagas, não integram a remuneração do empregado, de modo que não constituem base de cálculo para o pagamento dos reflexos (férias, 13º, FGTS, INSS), bem como das verbas rescisórias trabalhistas ou previdenciárias. No entanto, é muito importante que seja pago da forma correta e condizente com a realidade, para evitar a sua incidência na remuneração do empregado. Assim, não podem ser dissimuladas com a finalidade de fraudar a lei, mas corretamente aplicadas em conformidade com a legislação.

 

Responsabilização dos empregados pelos danos causados por culpa: Este ponto se refere àqueles danos causados “sem querer”, quando o colaborador não se atenta ao trabalho e comete um erro que gera prejuízo para empresa. Neste ponto incluem-se, por exemplo, multas de trânsito, danos em equipamentos, máquinas, perdas de prazos, entre outros. Contudo, para que o empresário possa responsabilizar o empregado, deve haver previsão no contrato de trabalho, caso contrário, poderá ser revertida judicialmente.

 

Aplicação correta de penalidades: Este ponto é objeto de orientação e consultoria ao empresário, para que possa saber quando e como aplicar as penalidades aos empregados. Esta medida visa sustentar uma demissão por justa causa e eliminar as chances de uma reversão judicial. Além disso, pequenas falhas também devem ser coibidas, afim de resguardar o patrão em relação a funcionários problemáticos. Outro ponto importante se refere ao uso de EPI’s, que deve ser fiscalizado e punido quando não utilizado.

 

Elaboração de Plano de Carreira: Esta medida é muito importante dentro da empresa, pois mantém motivados os colaboradores, uma vez que terão a possibilidade de crescer dentro da instituição, galgando novos cargos e funções, melhores salários e benefícios, entre outros.

Para o empresário também se revela uma vantagem, haja vista que ficará livre da equiparação salarial de funcionários da mesma função.

Assim, por exemplo, poderá estipular promoções por merecimento e/ou antiguidade, dentro de cada categoria profissional da empresa.

Isso justificará que 2 empregados na mesma função ganhem salários diferentes, pois um tem mais “tempo de casa” do que o outro, ou porque é mais produtivo, e por aí vai...

 

Regimento Interno: Importantíssimo instrumento para organizar, informar e orientar os colaboradores sobre seus direitos e deveres, regras, sanções por descumprimento, entre outras previsões. Através dele o empresário tem nas mãos um verdadeiro manual de conduta dentro da empresa, de modo a despertar o interesse em fazer parte da equipe, melhorar o convívio entre os funcionários, deixá-los motivados e sentindo-se em unidade, informados sobre as regras da empresa, fazendo com que seja mantida a organização e padrão de qualidade, independente de quem seja admitido ou demitido. Essa medida transparece aos clientes e demonstra profissionalismo e cuidado.

 

 

Conclusão

 

Esse guia demonstra uma forma de realizar o planejamento trabalhista de uma empresa, de modo que beneficia tanto o empresário quanto seus colaboradores, bem como toda a sociedade.

 

Isto porque representa vantagens ao patrão, na medida em que organiza seu quadro de funcionários, enxuga gastos desnecessários adequa seus contratos à legislação trabalhista, além de motivar sua equipe.

 

Aos funcionários representa segurança, possibilidade de crescimento, harmonia, organização, informação e disposição para o trabalho, uma vez que a empresa demonstra cuidado e atenção com eles, haja vista a adequação e benefícios oferecidos.

 

Portanto, é muito importante que seja implementado este planejamento dentro das empresas, pois é consolidado na prevenção e redução de riscos e custos.